biznes

Optymalizacja procesów HR. Automatyzacja onboardingu i offboardingu w praktyce

wyzwanie

Klient zwrócił się z potrzebą uporządkowania oraz automatyzacji procesów onboardingu i offboardingu. Dotychczasowe działania były niespójne, realizowane ręcznie i nieumożliwiające realnej oceny efektywności.

Celem było stworzenie ustandaryzowanych, mierzalnych i zautomatyzowanych rozwiązań wspierających zarówno nowe osoby w organizacji, jak i działy odpowiedzialne za ich wdrożenie i odejście.

zakres i cel projektu

Stworzenie i wdrożenie zautomatyzowanych procesów onboardingu i offboardingu,
Określenie wskaźników oceny efektywności i wdrożenie narzędzi pomiaru,
Analiza stanu bieżącego oraz weryfikacja wymagań,
Ocena dostępnych zasobów i narzędzi w kontekście technologicznym,
Opracowanie zwinnego planu wdrożenia i jego realizacja.

Projekt został zrealizowany we współpracy SkillTechTalent z zewnętrznym partnerem, z uwzględnieniem wkładu merytorycznego i operacyjnego obu stron.

etapy realizacji

Diagnoza i analiza stanu obecnego

Opracowanie kwestionariuszy i przeprowadzenie anonimowych ankiet oraz wywiadów z pracownikami z różnych działów,
Zidentyfikowanie etapów procesu oraz obszarów do usprawnienia,
Zebranie danych dotyczących wymagań i ograniczeń organizacyjnych.

Ocena zasobów i narzędzi

Weryfikacja możliwości technicznych dostępnych w organizacji systemów HR,
Stworzenie testowych formularzy i konfiguracji w systemie,
Ocena potencjału automatyzacji i integracji z innymi narzędziami.

Projektowanie i wdrożenie

Przeprowadzenie warsztatów z zespołami projektowymi ,
Opracowanie szczegółowych map procesów (pre-onboarding, onboarding, offboarding) – w dwóch wariantach: rekomendowanym i dostosowanym do możliwości klienta,
Wdrożenie ankiet: onboarding po kilku dniach i po 3 miesiącach, offboarding oraz Exit Interview,
Zautomatyzowanie dystrybucji dokumentów i checklist HR w systemach organizacji.

Rozszerzenie procesu o Program Buddy’ego

Opracowanie Programu Buddy’ego – systemowego przypisywania nowym pracownikom opiekuna wspierającego ich adaptację i integrację z kulturą organizacyjną.

efekty projektu

Automatyzacja i ustandaryzowanie procesów HR.

Skrócenie czasu adaptacji nowych pracowników.

Możliwość oceny jakości procesów dzięki zdefiniowanym wskaźnikom.

Pozytywny wpływ na doświadczenie pracownika (employee experience).

Dodatkowa wartość w postaci Programu Buddy'ego.

SkillTechTalent wspiera firmy w tworzeniu efektywnych, mierzalnych i przyjaznych procesów HR – w zgodzie z możliwościami organizacji i realnymi potrzebami ludzi.